Prije nego se krene u prikaz podjele informacija možemo prihvatiti jednu od mnogobrojnih definicija informacija. Za tu namjenu možemo uzeti npr. onu koja govori da je  informacija (obavijest) značenje koje se pridružuje podacima uz pomoć poznatih konvencija što se koriste za njihovo interpretiranje. Nadalje moramo definirati i dokument što je neizbježno vezan uz informaciju. Dokument je zapisana informacija prema kojoj se postupa kao prema jedinici u informacijskom-dokumentacijskom procesu; dok informacijsku-dokumentacijsku jedinicu tvori medij, podaci na tom mediju i značenje koje se pripisuje podacima.

Prema tome kada govorimo o podjeli informacijama neizbježno govorimo i o podjeli dokumenata gdje su informacije na neki način zabilježene. Nije moguće jednoznačno tvrditi da jedan dokument sadži jednu informaciju, ali kada informacije dijelimo po tipovima, prešutno to ipak činimo.

Neizbježno se podjela proširuje i na publikacije (uz neke iznimke, npr. laboratorijski dnevnik ne mora biti publiciran i javno dostupan). Pojedina publikacija može biti kompleksna, heterogena, hibridna i može sadržavati informacije, dokumente koje spadaju u različite (pod)vrste. Tada se promatra šta preovladava i uvrštava se u tu vrstu. Primjerice svaki časopis ima sadržaj (Table Of Contents), ali zbog toga neće biti razvrstano u sekundarne, ili mnogi časopisi donose i pregledne radove (tercijarne) ali većina je članaka izvorna, pa ćemo i takav časopis tretirati kao primarnu (izvornu) publikaciju.

Podjela informacija na primarne, sekundarne i tercijarne prakticira se prvenstveno u znanosti, naročito u prirodnim, tehničkim i medicinskim znanostima. Informacijske stručnjaci moraju naći načina da se takva praksa stručno i znalački primjeni na sve vrste informacija, što nije uvijek jednostavno ali nije i nemoguće.

Ova podjela ništa ne govori o kvaliteti informacija, dokumenata i publikacija i nije pogodna, niti je namjenjena primjerice za vrednovanje znanstvenih radova. Ima jedinu funkciju: stvoriti određeni red u mnoštvu različitih informacija, dokumenata, publikacija i na taj način pomoći korisnicima informacija, da lakše pronalaze onu vrstu ili podvrstu koja najviše odgovara njihovim trenutačnim informacijskim potrebama ovisno o zanimanju, školskoj spremi, uzrastu, problemu, dubini koliko se želi vrstu info potrebe i sl..

Podjela vrijedi bez obzira na medij, nosioce informacija: kamen, glinena ploča, papirus, koža, pergamen, papir, film, mikrofilm, magnetski, optički, ili bilo koji drugi suvremeni medij.

1.1.1      Primarne - izvorne informacije

Sadrže neposredne rezultate znanstveno-istraživačkog rada, tj. nova znanja ili nove interpretacije poznatih ideja i činjenica. Nadalje obuhvaćanju umjetnička (literalna, muzička, likovna, itd.) djela te izvorne informacije iz svih sfera događanja u univerzumu.

Obuhvaćaju dokumente u obliku kako ih je priredio sam autor, tj. originator informacije.

Primarne informacije možemo nazvati i izvornim informacijama što proizlazi iz definicije, oni su pravi izvori informacija.

1.1.1.1      Prednosti primarnih informacija za korisnike

• donose najažurnije informacije o datom predmetu (najmanja vremenska razlika između nastajanja informacija do dolaska do korisnika)
• pružaju originalne, a ne interpretirane informacije (iznosi ih autor novih ideja, novih spoznaja, osobnih umjetničkih doživljaja, itd.)
• ulaze najdublje u pojedinu usku problematiku
• obično prolaze recenzentski postupak, pa im je vjerodostojnost veća
• pružaju osnovu za prijenos novostvorenog znanja, ideja, umjetničkih doživljaja, novih događanja (vijesti) neposredno korisnicima
• ona su osnova za provjeru (relativne) točnosti spoznaja iznijetih u tercijarnim izvorima informacija

1.1.1.2      Nedostaci  primarnih informacija za korisnike

• najčešće nisu praktični za izravno korištenje bez sekundarnih publikacija, jer ih je vrlo mnogo i vrlo su raštrkani u vrlo velikom broju dokumenata i publikacija, na različitim jezicima, na različitim lokacijama u različitim formama, na različitim medijima
• obrađuju vrlo uske teme, oštro fokusirani izvori,
• koriste specifičnu terminologiju (stručni žargon),
• mogu sadržavati netočne, krivo mjerene, krivo interpretirane rezultatate i krive zaključke. Iako u znanosti obično prolaze  recenzentski postupak, to ne znači da su svi sadržani podaci u njima i evaluirani,
• nisu uvijek sasvim razumljivi za neupućene (specifična terminologija, uske teme), tj. od korisnika često zahtjevaju ekspertno poznavanje materije da se pronađene informacije mogu interpretirati, jer su stvarane obično za svoju branšu (teško se apsorbiraju bez predznanja)
• neupućeni korisnik može krivo protumačiti i poopćiti spoznaje nađene u primarnim dokumetima

1.1.1.3      Vrsta dokumenata sa primarnim informacijama

• Znanstvena i stručna djela:
• u obliku raznih članaka (u časopisima, knjigama, poglavljima knjiga,  u obliku reprinta ili preprinta, itd.)
• disertacije, magistarski i drugi radovi za znanstvena napredovanja
• patentni spisi
• tehnički izvještaji - elaborati
• referati sa skupova
• laboratorijski i sl. dnevnici (obično nisu publicirane)
• Literaturna djela (romane, pjesme, drame, dnevnike, itd.)
• Fotografije i druga umjetnička djela
• Muzička djela
• Muzejski predmeti (dokumenti)
• Autobiografije
• Pisma i korespondencije
• Govori
• Intervjui
• Izvorne vijesti
• Službene statistike
• Vladine (government) dokumente
• Službeni dokumenti (matične knjige, sudske zapisnike i sl.)
• itd.

1.1.2      Sekundarne – uputne informacije

Pružaju sažeti sadržajni opis  i/ili lokaciju izvora informacija. Ne pružaju nove spoznaje nego samo u sažetim oblicima prenose informacije koje se nalaze u izvorima informacija (dokumentima, publikacijama), i/ili lociraju ih u publikacijama ili u informacijskoj infrastrukturi (knjižnicama, info centrima, web prostoru, itd.)

One su infomacijska pomagala za snalaženje u svijetu informacija, dokumenta i publikacija, te osnovna im je namjena pomoći u pronalaženju i otkrivanju sadržaja i lokacija svih vrsta  dokumenata te da služe kao vodič kroz izvore informacija. Oni upućuju korisnika na izvore informacija, stoga je hrvatski naziv za ovu vrstu informacija: uputne informacije.

Njihov obuhvat se ne ograničava samo na primarne informacije, dokumente i publikacije, obuhvaćaju i sekundarne i tercijarne, (npr. u nekoj bibliografskoj ili kataloškoj bazi podataka mogu postojati zapisi i o sekundarnim ali i o tercijarnim publikacijama, kako ih tu definiramo).  

1.1.2.1      Prednosti sekundarni informacija za korisnike

• daju kratak, koncizan uvid u publicirane informacije kroz bibliografski opis (i eventualno još i uz pomoć sažetaka, indeksnih riječi i sl.)
• skupovi (kolekcije, zbirke) sekundarnih informacija na  jednom mjestu pružaju sažeti i sređeni uvid  u jedno područje, disciplinu, u npr. milijunski fond neke knjižnice, itd.
• relativno su standardizirani  zapisi i informacijski obogaćeni tokom dokumentacijske obrade

1.1.2.2      Nedostaci sekundarnih informacija za korisnike

• vremenski kasne. Ne mogu nastati prije nego što nastaju primarne ili tercijarne informacije, dokumenti jer se izrađuju iz njih, o njima. Osim toga informacijska – dokumentacijska i bibliotečna obrada (katalogizacija, indeksiranje, sažimanje, svođenje na standardizirani oblik, standardizirani jezik itd.) zahtjeva nešto vremena. Suvremene tehnike publiciranja i komunikacija, (e-publikacije i e-komunikacije) sve više skraćuju to vreme, ali to kašnjenje nužno uvijek postoji.
• skupovi  (kolekcije, zbirke) sekundarnih informacija nisu sveobuhvatni, izrađuju se za neku diciplinu, za širu ili užu problematiku, za neko geografkso područje, za neki dokumentacijski fond, za neku knjižnicu, za neko jezično područje itd. To je ponekad slabost (iako ne uvijek), jer korisnik mora pregledati, koristiti veći broj takvih skupova, koje donose sekundarne informacije.
• traži se educirani korisnik, poznavanje  strukture zapisa, primjenjenih standarda, formalnih indeksnih jezika i sl.

1.1.2.3      Vrsta dokumenata sa sekundarnim informacijama

• Vodiči kroz svijet informacija (info guides)
• Evidencije izvora informacija, dokumenata, publikacija svih vrsta (sve do inventarnih knjiga)
• Katalozi svih vrsta, pa  i katalog kataloga, (prirodno i web katalozi)
• Adresari svih vrsta
• Bibliografije svih vrsta pa i bibliografije bibliografija (nacionalne, tematske, institutske, osobne, tekuće, retrospektivne, itd.)
• Zbirke ili baze podataka sadržaja (TOC - Table of Contents)
• Bibliografske reference (sa ili bez sažetaka, ekstrakta, sinopsisa, sa citatima ili bez) u refrativnim ili indeksnim publikacijama, bibliografskim i citatnim  bazama podataka
• Ekspres informacije 
• Bilteni prinova

1.1.3      Tercijarne – izvedene informacije

Nastaju konsolidacijom, prepakiranjem, reorganizacijom, evaluacijom, sintezom, kompaktiranjem, kondenzacijom, integracijom raspoloživih primarnih informacija s ciljem da ih se izrazi ili prezentira u obliku koji bolje odgovara potrebama specifičnih korisnika.

One sadrže prvenstveno akumulirano, konsolidirano znanje (ili stav) čovječanstva u nekom momentu o nekoj problematici, predmetu, užoj ili široj disciplini . Mogu se pozivati na primarne dokumente ali to nije uvijek nužno .

Hrvatski naziv, izvedene informacije ukazuje na karakter tih informacije, da su one izvedene iz primarnih – izvornih.

Tercijarni dokumenti u kružnom informacijskom ciklusu nužno nastaju iza primarnih (jer se izvode informacije iz njih) i nakon sekundarnih (jer se autori, sastavljači tercijarnih dokumenata u šumi primarnih informacija nužno oslanjaju na sekundarne  u pretraživačkom procesu i identifikaciji relevantnih primarnih izvora informacija).

1.1.3.1      Prednosti tercijarnih informacija za korisnike

• pružaju sređeni uvid u mnogobrojne primarne izvore. Korisnik ne mora nabaviti, selektirati, vrednovati, pročitati velik broj primarnih izvora. Umjesto njega to je napravio autor, sastavljač, kompilator, uredništvo tercijarnog dokumenta,
• obično sadrže evaulirane (kritični vrednovane) informacije,
• sadrže trenutačne spoznaje, znanje čovječanstva o nekom predmetu (uz ograničenja da su namjenjeni pojedinim kategorijam korisnika, pa se dopuštaju određene slobode sastavljačima)
• to su ili već konsolidirane informacije ili na putu do konsolidacije,
• najprihvatljiviji su za krajnje korisnike jer se pišu, sastavljaju s određenom namjerom:
• za određeni korisnički korpus što se može razlikovati po uzrastu, po obrazovnoj razini, itd.
• da educiraju ili informiraju površno ili detaljno, da bude pomagalo pri radu,
• da zamjeni čitanje mnogobrojne prethodne primarne izvore iz nekog područja, da daje prikaz stanja tehnike, znanosti, umjetnosti i sl.  u nekom užem ili širem području u datom trenutku,
• uštedi korisniku vrijeme i u tome što korisnik ne mora pregledavati, pretraživati ni sekundarne informacijske izvore na putu do pojedinačnih primarnih informacija, dokumenata,
• za svaki uzrast, za svaki obrazovni nivo omogućuju uvid u (interpretirane) spoznaje čovječanstva:
• znanstvencima i stručnjacima omogućuju brži ulazak u nova znanstvena-stručna područja (pregledni radovi i monografije)
• znanstvenicima i stručnjacima omogućuju brži i točniji rad (priručnici, faktografije, standardi i sl.)
• učenicima svih uzrasta prenosi odgovarajuće znanje (udžbenici, enciklopedije, leksikoni i sl.)
• laicima omogućuju upoznavanje s konsolidiranim spoznajnom sferom čovječanstva (enciklopedije, udžbenici, monografije namjenjeni laicima – po uzrastu i “težini”)

1.1.3.2      Nedostaci tercijarnih informacija za korisnike

• vremenski najviše kasne, mogu biti neažurni jer autori tih djela moraju pretražiti prvo sekundarne izvore, nabaviti i pročitati primarne izvore, evaluirati nađene informacije, uspoređivati informacije iz različitih izvora,  itd. te na kraju sastviti tercijarnu informaciju, tercijarni dokument; taj proces nužno zahtijeva vrijeme, čak i u eri suvremenih tehnika publiciranja i komuniciranja,
• autor(i), satavljač(i), urednik(ici) odlučuje(u) o uključenju ili isključenju nekih primarnih informacija u tercijarni dokument, na taj način takav dokument  reflektira autorove ili uređivačke subjektivne poglede i stavove – može voditi do krivih interpretacija
• postoji opasnost da se ne raspoznaje ponekad tercijarni dokument od primarnog, naročito u humanističkim disciplinama i u sferi izvan znanosti (kada se promatra forma a ne sadržaj)
• korisnik uzima stariji tercijarni dokument zato što ne zna za noviji ili zato što noviji još ne postoji i usvaja zastarjele spoznaje
• donosi se odluka na osnovi starih spoznaja (a u primarnim su već možda sasvim nove spoznaje)

1.1.3.3      Vrsta dokumenata sa tercijarnim informacijama

• Pregledni radove svih vrsta ako ne donose nove spoznaje (Annual Reviews in. . . , Research Methods in. . ., and Progress in. . reviews )
• Monografije
• Standardi
• Enciklopedije (enciklopedijske članke)
• Leksikoni
• Almanasi (almanacs and fact books)
• Riječnici (jedno ili višejezične), terminološke i druge
• Kompendije
• Priručnici svih vrsta (guidebooks, manuals, handbooks and data compilations)
• Udžbenici svih vrsta
• Biografije osim autobiografija
• Komentari, kritike i interpretacije
• Tržišne studije

1.1.4      Dodatno obrazloženje podjele

Autor se odlučio za izloženu podjelu na primarne, sekundarne i tercijarne odnosno izvorne, uputne i izvedene informacije iz više razloga.:

• ta podjela prati vremenski slijed (informacijski - publikacijski ciklus) nastajanja primarnih – sekundarnih i tercijarnih informacija i zbog toga je logična, pregledna., jednostavna i razumljiva.
• pojedine podvrste sličnih karakteristika relativno uspješno grupira,
• relativno lako primjenjiva,
• hrvatski termini izvorne – uputne - izvedene pogađaju suštinu
• prihvaćen i u GPI (Generalni informacijski program. UNISIST II. međuvladina konferencija o znanstvenim i tehnološkim informacijama za razvoj. Pariz, 28. maja – 1. juna 1979. Zagreb:  Referalni centar sveučilišta u Zagrebu; 1980.). U domaćoj literaturi ovakvu podjelu nalazimo još npr. i u udžbenicima:
• M. Žugaj: Osnove znanstvenog i stručnog rada, "Zagreb", Samobor, 1989.;
• M. Tuđman, D. Boras i Z. Dovedan: Uvod u informacijsku znanost. Zagreb: Školska knjiga; 1993.
• bio je poznat i i korišten i do sada i u našoj sredini i u svijetu.
• ugrađen korisnički aspekt. Kome, kada, za koju namjenu koju vrstu ili podvrstu uzimati ili dati na korištenje.

Podjela informacija osim što se želi stvoriti određeni red u neredu ima prvenstveni cilj olakšati korisnicima pristup do informacija i u svakom momentu omogućiti pravilan izbor informacija. Pogledamo li pojednostvaljenu shemu:

• korisnik bez sekundarnih informacija izgubljen, koristi ono što slučajno pronađe u masi primarnih i tercijarnih informacija,
• korisnik – znanstveni radnik, autor novih primarnih informacija ne počinje ništa od nultog stanja, nego koristi dotadašnje spoznaje čovječanstva o odabranom problemu i u svom radu nužno se oslanja na sekundarne informacije u cilju pronalaženja i lociranja onih primarnih i tercijarnih informacija koje su relevantne za njegov odabrani problem. Taj će korisnik tokom svog istraživačkog, inventivnog ili bilo kojeg kreativnog rada obogatiti spoznajni svijet čovječanstva i generirati novu primarnu informaciju na temeljima dotadašnjih,
• korisnik – autor, sastavljač tercijarnih informacija postupa slično kao što postupa autor novih primarnih informacija: koristi sekundarne izvore za pronalaženje i lociranje postojećih informacija o odabranoj temi, ali osim što izvrši repakiranje,  sintezu, kondenziranje, možda i evaluaciju i sl. ne generira novu spoznaju,
• običan korisnik koristi sekundarne informacije da bi pronašao odgovarajuće, prvenstveno tercijarne informacije za svoj svakodnevni rad ili za svoju samoobrazovanje,
• sekundarne informacije preskaču korisnici samo kada već i bez tih informacija rutinski se oslanjaju na neke standardne tercijarne informacije (priručnici, standardi, enciklopedije, monografije, itd.)

1.2      Druge podjele

1.2.1      Podjela informacija samo na primarne i sekundarne 

U literaturi postoji i takva podjela koja poznaje samo primarne i sekundarne informacija. U našoj sredini pobornici takve podjele oslanjaju se na hrvatski prijevod knjige A.I. Mihajlov i R.S. Giljarevski: Uvod i informatiku i dokumentaciju, Zagreb: Referalni centar Sveučilišta; 1977 . U toj podjeli u primarne informacije uvrštavaju se samo one koje sadrže novu znanstvenu materiju ili novo tumačenje poznatih činjenica ili ideja, slično kao u podjeli izloženo u poglavlju 3.2.1., dok u sekundarne informacije uvrštavaju sve što je navedeno u poglavljima 3.2.2. i 3.2.3. pod sekundarnim i tercijarnim informacijama.

Takva je podjela legitimna ali manje je sretna nego prije detaljno izložena podjela. U istu grupu sekundarnih informacija uvrštva bitno različite vrste informacije i one u udžbenicima i enciklopedijama, ali i one u običnim katalozima ili bibliografijama, adresarima i sl.

Ta se podjela može smatrati zastarjelim.

Pojedini autori donose određenu varijanta ove podjele i stidljivo priznaju postojanje i tercijarnih informacija za koje kažu da su sastavljene od različitih kazala koja vode do primarnih i i sekundarnih dokumenata i tu obično uvrštavaju: kataloge, adresare, indekse, . bibliografiju bibliografija ili bazu podataka o bazama podatak i sl.

Ova podjela je stidljiv korak naprijed od podjele samo na sekundarne i tercijarne informacije, ali još uvijek je u skupini sekundarnih ostalo vrlo heterogeni sadržaj i po karakteru i po namjeni.

Ovakve podjele su izložene npr. u:

• Damjana Francić: Tehnika znanstvenog rada i izvori informacija (skripta), Pula 1990. (Sv. u Rijeci i Naučna biblioteka Pula)
• M. Marušić, J. Petrak, M. Petrovečki i A. Marušić: Uvod u znanstveni rad u medicini. Zagreb: Medic. naklada; 2000.
• Lj. Markić-Čučuković: Znanstvena literatura i metode njene korištenja, Zagreb, 1976  skripta
• UNISIST  Studijski izvještaj o provedivosti svjetskog sist. naučnih informacija. Zagreb: RC Sveučilišta; 1977.
• M. Jokić: Časopisi kao sredstvo komunikacije. Sveučilišni vjesnik, 44 (2-3) 63-72 1998.

1.2.2      Mehanička podjela informacija na primarne, sekundarne i tercijarne

To je najjednostavnija podjela i najlakše primjenjiva. U toj podjeli imamo ovakve definicije:

•  Primarne informacije , dokumenti, publikacije su one koje daju dokument u njegovom originalnom punom obimu. Obično u žargonu zovu ih i full-text dokumentima, (što je krivo jer ne radi se uvijek samo o alfanumeričkim podacima/informacijama u tim dokumentima nego i o grafičim prilozima, slikama i sl. Termin je ostao iz vremena kada još ti grafički sastaojci dokumenata bili samo naznačeni u bazama podataka full-text oblika).

•  Sekundarne informacije , dokumenti, publikacije su one koje uz bibliografsku referencu primarnih dokumenta daju i određeni sažeti opis informacija sadržanih u primarnom dokumentu (sažetak, ekstrakt, sinopsis).

•  Tercijarne informacije , dokumenti, publikacije su one koje daju najmanje podataka o primarnim dokumentima, samu bibliografsku referencu, signalnu informaciju, TOC, indeks.

U ovoj podjeli lako je prepoznati i razvrstati bilo koju informaciju u primarne, sekundarne ili tercijarne, jer se podjela vrši mehanički na temelju količine informacija što korisnik dobiva. Na toj prednosti se sve i završava i počinju problemi. Poznavajući npr. da neki dokument pripada kategoriji primarnih informacija, ne znamo o njemu baš ništa osim da je to integralni dokument, donosi li izvorne informacije, nove spoznaje ili samo pregled ili se radi o udžbeniku za određeni uzrast?

Upitno je razvrstavanje bibliografskog zapisa sa sažetkom u sekundarne, dok onaj bez sažetaka u tercijarne informacije, a ova podjela upravo to radi. Već naslov nekog dokumenta (što je sadržan u svakoj bibliografskoj referenci) je određeni sažeti iskaz sadržaja primarnih dokumenata (primarnih po ovoj podjeli), šta je bitno drugčije ako se to malo detaljnije pojasni u sažetku?

Ova se podjela smije koristiti i legitimna je kao svaka druga, ali ne bi smjela koristiti termine primarne, sekundarne i tercijarne informacije nego integralni dokumenti, sažeci i bibliografske reference.

Ova je podjela korištena npr. u sveučilišnom udžbeniku:

• J. Kniewald: Metodika znanstvenog rada. Zagreb: Multigraf; 1993. (Sveučilišni udžbenik),
• M. Žugaj: Metodologija znanstvenoistraživačkog rada, Fakultet organizacije i informatike, Varaždin, 1997.

1.2.3      Zamjena sekundarnih i tercijarnih informacije

Na kraju treba spomenuti da postoje podjele koje su slične onoj izloženo u poglavljima 3.2.1. – 3.2.3.  ali sa takvom izmjenom da su izvedene informacije u grupi sekundarnih, dok su uputne informacije (informacijska pomagala) u grupi tercijarnih informacija.  Pobornici takve podjele smatraju da takva podjela bolje prati vremenski slijed nastajanja tih informacija. Može se reći da je i takva podjela legitimna ali je u suprotnosti npr. sa praksom da se službe za indeksiranje i sažimanje obično nazivaju i sekundarnim službama. U suprotnosti je i sa praksom da većina uputnih informacija nastaje odmah iza primarnih informacija i samo mnogo manji postotak uputnih informacija nastaje tek nakon izvedenih informacija.

Ovakvu podjela se ne nalazi u domaćim udžbenicima ali se može naći u stranom web prostoru, npr.

• J.Robert Van Pelt Library  Categories of Research Tools and Resources  Last revised: November 08, 2000   http://www.lib.mtu.edu/instruct/sources.htm
• California State University Northridge University Library Types of Resources  http://library.csun.edu/mwoodley/prim..html The Instructional Web Pages Committee . Last revised 22 August 2000.
• Content by Helen Hooper -Inf. & Research Support. Upd 30-Oct-2000 James Cook University.  http://www.library.jcu.edu.au/LibraryGuides/primsrcs.shtml